Sydney Water förbättrar effektivitet och rättfärdigar kostnader
Sydney Water strävar ständigt efter att driva sina anläggningar så kostnadseffektivt som möjligt samt bevisa att priserna följer delstatsregeringens reglerade prispolicy.
Om
Sydney Water ägs av delstaten New South Wales i Australien. Företaget levererar dricksvatten och spillvattentjänster till samhällen i regionerna Sydney, Blue Mountains och Illawara. Företaget har 5 miljoner kunder och 3700 medarbetare.
Utmaning
Det fanns flera skäl för Sydney Water att börja använda aktivitetsbaserad kalkylering och styrning (ABM).
Sydney Water är ett statligt verk, men i mitten av 90-talet bolagiserades verket och blev helt konkurrensutsatt. Verksamheten skulle bedrivas enligt samma affärsmässiga principer som andra företag. Utom när det gällde prissättningen. Delstatsregeringen hade nämligen tillsatt ett organ som utfärdade en policy som reglerade priserna till konsument.
Om Sydney Water önskade höja konsumentpriserna måste företaget bevisa att de drev sina anläggningar på effektivaste sätt.
Sydney Waters organisation bestod av ett stort antal avdelningar fördelade på sex divisioner med driftansvar. Därtill kom tre bolagiserade divisioner. Strukturen underlättade knappast när det gällde att identifiera verksamhetens kostnadsstruktur och potential för effektivisering.
Incitament till ABM
2001 kom så ett påtagligt incitament för att börja använda aktivitetsbaserad kalkylering och styrning (ABM) i större skala. Delstatsregeringen drog ner på sin finansiering. Ledningen för Sydney Water bad driftsavdelningen att minska sin budget. Men den vanliga metoden att abe cheferna skära ned på olika enskilda poster fungerade inte så bra. Det gav just ingen effekt. Aubrey Joachim, ekonomichef på Sydney Waters driftavdelning, kallar det traditionella sättet att budgetera för att "leda och kontrollera". Han konstaterar att situationen 2001 krävde något helt annat - ett konstruktivt sätt att tänka.
"Jag minns hur min chef kom till mig med en ekonomisk modell som utgår från att det existerar en optimal kostnad för att driva vissa anläggningar. Aktivitetsbaserad kalkylering/styrning (ABM) skulle kunna hjälpa oss finna en sådan kostnad. Jag sa, OK, låt oss hitta den kostnaden", säger Aubrey Joachim, Sydney Water.
Aubrey Joachim var väl förtrogen med ABM eftersom han tidigare hade ingått i en arbetsgrupp som introducerat metoden för delstatsregionens pensionsorgan. Men Sydney Waters verkamhet innebar helt andra utmaningar.
"Vi använde redan olika kalkylark och ABM-lösningar, men vi saknade helt en programvara för att hantera det vi nu ville göra", säger Aubrey Joachim.
Val av Prodacapo som verktyg
Nästa steg blev därför att genomföra en offentlig upphandling av en programvara för ABM. Det var år 2002. Lösningen skulle göra det möjligt att identifiera kostnader och möjliga effektiviseringar.
"Som statligt verk följer vi strikta regler och arbetsprotokoll", förklarar Aubrey Joachim. "Vi sökte överallt efter den bästa tänkbara programvaran och den bästa leverantören. Prodacapos lösning för ABM och distributören ABM Systems i Australien vann alla ronder. Hur vi än jämförde fick Prodacapos programvara och ABM Systems bästa betyg", konstaterar Aubrey Joachim.
Mot konkreta resultat
Till att börja med så var teamet på driftsavdelningen lite tveksamma till att lämna den traditionella budgeteringen och införa Prodacapo. Men till slut fick det traditionella tankesättet ge vika för en ny vision. Resultatet lät inte vänta på sig. Nu har de fått ökad förståelse för alla delar av verksamheten, mer tillförlitlig information om hur kostnaderna uppstår och de kan identifiera vilka aktiviteter som går att påverka för att nå maximal besparingseffekt eller vinst.
Prodacapo ABM har blivit en accepterad del i den dagliga affärsförvaltningen.
Reultat
Prodacapo förändrar hur medarbetarna tänker på sina jobb och hur de utför det, säger Aubrey Joachim. Han fortsätter: "Idag kan cheferna få meningsfulla frågor som: Varför ägnar operatörer 40% av arbetstiden åt att driva en anläggning, 10% till att utfärda inköpsorder eller si och så mycket tid åt säkerhetsutbildning eller andra administrativa uppgifter?"
Kort och gott, Prodacapo ABM ger mer tillförlitlig information om kostnader för produkter och tjänster, budgetutfall, kostnader för processer liksom kostnader för kapital- och drift av infrastrukturen. Och för vilken aktivitet eller process som helst kan Sydney Water göra olika scenarier och beräkna kostnaderna.
Genom att använda Prodacapos mjukvarulösningar har Sydney Water erhållit:
- Ökad förståelse för alla delar av verksamheten.
- Mer tillförlitlig information om kostnader för produkter och tjänster, budgetutfall, kostnader för processer, liksom kostnader för kapital- och drift av infrastrukturen.
- Möjlighet att skapa "What-if-scenario med hjälp av Prodacapo Planning.
Detta tillåter företaget att regelbundet agera mer kostnadseffektivt och kunna bevisa samt förklara sina prisbestämmelser.
Vill du veta mer?
|
